Kako zaštititi svoje marže u turbulentnom ekonomskom okruženju?
Učinak globalne pandemije se pokazao kao ozbiljan problem svuda u svetu, pogotovo što mnoge kompanije nisu bile dovoljno pripremljene za uticaj krize izazvane virusom COVID-19. Donedavno je rast prodaje bio glavni prioritet za mnoge kompanije, a rast prihoda naveo je mnoge kompanije da skrenu pogled sa troškova. Zato su mere kontrole troškova često bile relativno zanemarene. U svetlu događaja iz prošle godine, neophodno je da kompanije sada ponovo preispitaju svoje strategije i pripreme se za daleko strože ekonomsko okruženje.
I pored teške prethodne godine, ipak nije vreme za paniku! Vreme je za procenu potencijala smanjenja troškova, ali ne prostu redukciju na uštrb kvaliteta proizvoda/usluga i brenda kompanije. Loše prakse pokazuju da suočene sa pritiskom da održe poslovne marže, kompanije često primenjuju brze i široke mere smanjenja troškova. One mogu doneti kratkoročne koristi, ali ne mogu dopreti do srži pokretača troškova. U najgorem slučaju, ove mere utiču na poslovanje i mogu ometati budući poslovni rast.
Strukturirani pristup upravljanju troškovima stoga znači razmišljanje izvan kratkoročnih ušteda troškova kako bi se procenili i preispitali osnovni poslovni modeli. Uz fokus na neke od ključnih dimenzija poslovanja, moguće je identifikovati osnovne pokretače troškova i preduzeti korake za efikasno upravljanje troškovima na održiv način.
Neki od ključnih načina upravljanja troškovima, i pronalaženja načina za njihovu optimizaciju ( ne prostu redukciju) su :
Smanjenje nivoa zaliha
Iako visok nivo zaliha daje određenu sigurnost da proizvodni proces neće biti u prekidu, ipak, visoke zalihe sa malim obrtom su zapravo trošak po kompaniju. Zato je potrebno dobro proceniti optimalne nivoe potrebnih zaliha, optimizovati troškove i podići efikasnost procesa nabavke. Ovo može obuhvatiti strateške nabavke, konsolidaciju dobavljača i poboljšano upravljanje ugovorima o nabavci i upravljanje zalihama kroz adekvatan utrošak nabavljene robe i materijala.
Optimizacija procesa
Pritisci pandemije su nametnule potrebu da se preispitaju proizvodi, poslovanje i operativni modeli što bi sve potencijalno moglo da podstakne brži rast produktivnosti i efikasnosti. Otklanjanje neefikasnosti procesa smanjuje operativne troškove i poboljšava uslove za budući rast kompanije. Ključ za optimizaciju performansi i procesa leži u opredeljenosti organizacija da definišu i kontinuirano procenjuju i ažuriraju svoju procesnu dokumentaciju. Ovi dokumenti, uključujući mape procesa, detalje o ulazu i izlazu, dodeljivanje resursa, vremena ciklusa itd., formalno definišu okvir procesa od pokretanja do isporuke i služe kao „putokaz procesa“. Kada se donesu odluke o optimizaciji poslovnih procesa, organizacija treba da se fokusira na identifikovanje i pronalaženje mogućnosti smanjenja troškova, vremena ciklusa, istovremeno povećavajući kvalitet usluge ili proizvoda.
Otkrivanje prikrivenih troškova
Prikriveni troškovi se mogu pojaviti u svakodnevnim operativnim aktivnostima , poput nabavke, prodaje, upravljanje ljudskim resursima, gotovinom, i uzrok su nevidljivom „curenju“ novca. Mogu biti, između ostalog preko preplate roba i usluga (možda zbog nepažnje, a možda i zbog primanja mita osobe zadužene za nabavku), neosnovanih naplata ( npr. provizija za prodaju), slučajnog ili namernog duplog plaćanja, izgubljenih popusta, itd. Ne uvek, ali iza prikrivenih troškova stoje obično prevarne radnje, koje su same po sebi prikrivene sa namerom i zato se takvi troškovi retko mogu uočiti bez stručne forenzičke analize, koja otkriva dublje razloge nastalih troškova.
Modifikovanje lanaca snabdevanja
Neefikasnosti u upravljanju kanalima i distributivnim mrežama treba identifikovati i razumeti kako bi se optimizovala efikasnost duž lanca snabdevanja . Kompanije sada moraju ažurirati, modifikovati i reorganizovati svoje lance snabdevanja kako bi ostvarile obrtni kapital i troškovnu efikasnost i da bi odgovorile na promenljive načine poslovanja i sa kupcima i sa dobavljačima. Posebno treba obratiti pažnju na pregovore sa dobavljačima i potencijale smanjenja nabavnih cena.
Kako sprovesti uspešnu optimizaciju troškova?
Za početak, efikasna optimizacija troškova zasnovana je na dubokoj analizi i tehnikama pronalaženja činjenica, kao što su analiza pokretača troškova ili analiza potrošnje, kako bi se bolje razumela struktura troškova u cilju identifikovanja mogućih ušteda. Analiza troškova treba da pruži dovoljno informacija i odgovora na pitanja: šta, od koga, koliko često kupujemo, koliko plaćamo i da te podatke uporedimo sa prethodnim periodima. Na osnovu ove analize , moguće je smanjenje troškova kroz strateške promene poslovnih modela i primenu inicijativa za efikasnost u celom lancu poslovanja ili lancu snabdevanja.
Osnovni koraci u optimizaciji troškova mogu biti:
- Uspostaviti program za optimizaciju troškova,
- Utvrditi ciljeve / obim programa
- Otkriti koje su mogućnosti na raspolaganju, a koje bi trebalo biti razvijene,
- Precizirati koje mogućnosti treba primeniti i kojim redosledom,
- Utvrditi kako se koristi i poboljšanja finansijskih performansi mogu trajno ugraditi u poslovne procese.
Zamislite šta bi sve mogli sa stotinama hiljada dinara koje bi vam se pojavile u redovnom poslovanju! Zato krenite što pre u optimizaciju svojih troškova, jer ako se ne počne na vreme, prekasno je da se bilo šta uradi kada sve krene naopako!
Ako Vam je potrebna pomoć u procesu optimizacije troškova, ili želite više informacija, kontaktirajte me na gordana.matovic@gmkonsalting.com
Autor : Gordana Matović, MSc, CMC, Dipl. Forenzički računovođa
Gordana Matović ima dugogodišnje iskustvo u različitim poslovima revizije i kontrole iz oblasti forenzičkog računovodstva. Na čelu je odeljenja za prevenciju i istrage prevara, u GM Konsalting doo koja postoji od 2001. godine, Predsednica Međunarodnog udruženja forenzičkih računovođa i revizora-IAFAA, Stalni sudski veštak pri Ministarstvu Pravde RS.